Consejos: Diseño de la sala de conferencias
Algunos consejos para usted sobre cómo sacar el máximo partido a su sala de reuniones.
Iluminación
Una buena posición de la iluminación puede mejorar la imagen final, mientras que el diseño de una iluminación errónea puede causar varios problemas, como por ejemplo oscurecer la cara. El posicionamiento de la luz se debe fijar a nivel del ojo para evitar cualquier perturbación en las pantallas. También, el ángulo y la potencia de luz son muy importantes. Para obtener los mejores resultados, es importante utilizar 3 tipos de fuentes de luz, como puede verse en el siguiente esquema: La luz principal que es la más potente en la habitación, la luz de fondo se encuentra en la dirección opuesta a la luz principal, mientras que la luz de relleno es menos potente que la luz principal. En el caso de que solo se encuentre disponible la iluminación de techo, la clave es la luz “confortable”. Esa es una fuente de luz que no molesta y no genera una gran cantidad de calor para mantener el ambiente lo más agradable posible para la conferencia. Básicamente, la luz debe venir de la parte superior de la mesa de conferencias, la parte delantera y la trasera (para la profundidad de campo). La luz lateral, si es posible, puede mejorar la iluminación del rostro.
Acústica
Hay dos temas de mayor importancia: el interior de la habitación y los micrófonos: 1. Reflexiones de las habitaciones: Las ondas de sonido viajan a través del espacio de la habitación y cuando encuentran un obstáculo (por ejemplo, suelo, techo y paredes) parte de su energía rebota y se desplaza en la dirección opuesta. Debido al retardo entre los diferentes caminos, la misma señal llega al oyente varias veces con diferentes retardos. Si estas reflexiones son lo suficientemente potentes pueden reducir considerablemente la calidad de sonido. Una habitación bien diseñada debe minimizar estas reflexiones, tanto como sea posible. Estas reflexiones pueden hacer que el audio sea menos comprensible y degradar la calidad percibida. Para lograr la atenuación necesaria de esas reflexiones, se aconseja utilizar una alfombra para las reflexiones del suelo, azulejos acústicos para el techo y telas para las paredes. Como regla general se puede decir que el material más débil es el de la pared. La mejor acústica se realizara con tejido y la peor con vidrio. 2. Micrófonos: El tipo y la posición de los micrófonos son factores muy importantes para lograr una alta calidad acústica:
- El micrófono se debe colocar hasta 2 metros de distancia de la persona que habla. Si no es posible, considere la instalación de más micrófonos para cubrir la habitación.
- El micrófono debe colocarse lo más lejos posible de los altavoces del sistema de videoconferencia. Esto mejorará el rendimiento del full dúplex.
- Si es posible, utilizar varios micrófonos unidireccionales en lugar de un micrófono omni-direccional. Esto mejorará la calidad de sonido y reducirá reverberaciones.
- El micrófono debe colocarse lo más lejos de fuentes de interferencia como proyectores, portátil, ventiladores, ...
Nunca elija una habitación que se encuentra junto a la sala de ascensor, sala de servidores, servicios o cualquier otro lugar ruidoso. Existen algoritmos acústicos que solucionan total o parcialmente estos problemas, como el cancelador de eco acústico (AEC), supresores de ruido (NS) y controladores automáticos de ganancia (AGC) que se supone que gestionan esos problemas. Cuando las condiciones no son óptimas, el rendimiento de estos algoritmos se degrada en gan medida.
Conexiones
La sala de reunión deben tener suficientes tomas eléctricas y conexiones Ethernet para acomodar a un grupo de participantes y sus ordenadores portátiles a la reunión. Además, como la mayoría de la gente está sentada en la misma zona común (para que la cámara los vea), estas conexiones tienen que estar en el centro de la mesa de la sala de reuniones. También es importante disponer de un cable fijo RGB para conectar el portátil al sistema de videoconferencia para poder compartir contenidos durante la videoconferencia.
Color
Las salas de reuniones no deben estar pintadas de blanco. De hecho, los tonos neutros, como el color beis, gris pálido o azul pálido son los mejores. Estos colores ofrecen el mejor fondo y reducen la fatiga visual cuando ves las imágenes de vídeo. Los blancos crudos o colores más oscuros no proporcionan el fondo óptimo para su visualización. En ese sentido, otro consejo: trata de no usar colores fuertes cuando estás en una videoconferencia. Se sabe que Rayas y cuadros causan dolor de cabeza en sistemas de vídeo conferencia y participantes remotos...
Diseño de la sala
Un diseño “clásico” de sala de reuniones sería algo similar a esto:
- La mesa permite participar a todos los participantes y ver a los otros participantes casi de la misma manera.
- La cámara puede capturar a todos los participantes, así como la pizarra.
- El teléfono / micrófono puede captar a todos los participantes.
- Dos pantallas muestran la secuencia de vídeo, así como el canal de datos.
- Conexiones para Ethernet, electricidad y el canal de datos se dispone sobre la mesa.